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업무능력을 높이는 효과적인 시간 활용법

 

정신없이 직장생활을 하다 보면 하루, 일주일, 한 달이 훌쩍 지나버리곤 한다. 새해를 맞이한 것이 엊그제 같은데 시간이 깜짝 놀랄 만큼 빠르게 흘러버린 것이다. 이렇게 매일 바쁘게 직장생활을 하는데도 우리 눈앞에는 늘 업무가 쌓여있다. 동료직원의 빠르고 능숙한 일처리를 보고 있노라면 나만 뒤처지는 것은 아닌지 마음이 답답할 때도 있다.

출근부터 퇴근까지의 시간은 대게 비슷하다. 그러나 주어진 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 업무의 효율은 큰 차이를 보인다. 자꾸만 시간이 부족하다고 느끼게되는 경우에는 스케줄 관리가 잘 이루어지고 있는지를 먼저 점검해야 한다. 효과적인 스케줄 관리는 일의 생산성을 높이고 시간 압박으로부터 당신을 해방시켜줄 것이다.

 

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업무계획표로
업무 관리하기

업무 효율을 높이기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 나에게 주어진 업무를 파악해 업무 계획표를 작성하는 것이다. 계획표는 단순히 할 일을 나열하는 것이 아니다. 업무계획표 작성 시 고려해야 할 사항은 다음과 같다.

 

업무의 중요도에 따라 우선순위를 정한다
업무의 중요도나 시급성을 고려하지 않은 채 계획 없이 손에 잡히는 것부터 일을 처리하다 보면 하던 일을 중단하고 급한 업무를 다시 진행해야 한다거나 중요한 업무를 허둥지둥 처리하게 되는 등 예상치 못한 여러 문제를 맞이하게 된다. 가장 중요하고 가장 시급한 작업이 무엇인지 파악해 업무의 우선순위를 정해야 한다.


업무의 목표와 구체적인 업무 내용을 설정하자
효율적인 업무 처리를 위해서는 각 계획에 대한 상세한 목록을 작성하는 것이 좋다. 단순히 ‘어떤 프로젝트를 진행하겠다’가 아닌 프로젝트 진행의 구체적인 업무 계획을 설정하는 것이다.


달성 수준을 검토한다
계획의 달성을 한눈에 볼 수 있도록 체크하면 내가 얼마만큼 일에 집중하는지를 파악할 수 있다. 매일 계획한 업무의 달성 수준을 확인하고 평가의 시간을 가져보자.

 

 

실현가능한 계획 세우기
실패하는 계획표의 대표적인 경우는 의욕을 앞세워 일정을 촉박하게 잡는 것이다. 무리한 스케줄은 실패에 대한 좌절감과 스트레스만 증가시킨다. 실현가능한 현실적인 목표 설정이 필요하다.


업무 추진 방향을 정확히 설정하기
업무를 속도감 있게 추진하는 것만큼 중요한 것은 정확한 방향으로 업무를 진행하는 것이다. 해결해야 하는 업무의 세부 추진 방안은 상사, 동료와 공유하여 엉뚱한 업무로 시간을 낭비하지 않도록 주의하자.

생산성을 높이는
시간 관리법

계획을 설정하는 것보다 더 중요한 것은 계획을 잘 이행하는 것이다. 업무 스케줄을 꼼꼼하게 정리하면 각각의 작업마다 현실적으로 얼마의 시간이 소요되는지를 쉽게 파악할 수 있다. 적절한 시간 분배가 업무 생산성을 돕는다.

 

업무효율이 높은 시간을 공략하자

하루 중 가장 높은 생산성을 낼 수 있는 시간은 오전 업무 시작 후 두 시간에서 두 시간 반이라고 한다. 무려 30% 이상 더 높은 생산성을 낼 수 있는 이 시간에는 중요도가 높고 어려운 업무를 처리하는 것이 효과적이다. 반면 점심시간 전후 집중력이 떨어지는 시간에는 단순 업무, 반복적인 업무를 수행하는 것이 좋다.


자투리 시간 절약하기
우리가 생각하는 것보다 더 많은 시간이 자투리 시간으로 이루어져 있다. 이 자투리 시간은 이메일이나 파일을 체크해 정리하는 시간, 급한 업무를 처리하는 시간 등으로 활용하면 좋다. 무심코 흘러가는 시간이 놀라운 업무 성과로 바뀔 것이다.

 

휴식시간은 반드시 필요하다
긴 작업시간은 높은 생산성을 보장하지 않는다. 적당한 휴식은 심신을 재충전하는 귀한 시간이고 업무 능률 또한 향상시킨다. 일이 끝나면 쉬겠다는 생각보다는 휴식시간을 미리 계획하는 것이 좋다. 퇴근하면서 업무를 집까지 끌고 가지 않는 결단력도 중요하다.

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